Auteur:

Complexiteit: Aantal benodigde medewerkers tijdens de drukste periodes van de verandering

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Aantal benodigde medewerkers tijdens de drukste periodes van de verandering

Een verandering kan zelden door één persoon worden doorgevoerd. In het merendeel van de gevallen geldt dat er veel mensen binnen de organisatie betrokken worden bij die verandering. Net als bij het totale budget geldt ook hier dat we moeten kijken naar de karakteristieken van de organisatie.

In een kleine organisatie is de betrokkenheid van 10 medewerkers een flinke aanslag op de capaciteit. Dit heeft direct impact op de dagelijkse processen en activiteiten. We moeten er rekening mee houden dat “de winkel tijdens de verbouwing” wel door moet blijven draaien.

Voor de grote organisaties kan wellicht een project team met 100 medewerkers worden vrijgemaakt terwijl de dagelijkse processen en activiteiten daar nauwelijks last van ondervinden en deze gewoon door kunnen blijven gaan.

Hoe meer medewerkers er bij de verandering betrokken worden, hoe moeilijker dat te managen valt. We moeten daarbij rekening houden met de “span-of-control” van de project manager en moeten wellicht een specifieke project organisatie inrichten voor deze verandering.

Project medewerkers kunnen zowel full-time als part-time deelnemen en kunnen zowel eigen medewerkers als extern ingehuurde medewerkers zijn. Project teams die door leveranciers geleverd worden vallen daarnaast onder de inkoopkosten.

Risico: Scopewijzigingen tijdens de uitvoering

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Scopewijzigingen tijdens de uitvoering

De plannen die we vooraf hebben opgesteld zijn uitgegaan van het doel en de bepaalde scope. Als tijdens de uitvoering blijkt dat de scope wordt bijgesteld dan heeft dat impact op alle aspecten van de duivelsdriehoek (tijd, geld en kwaliteit/resultaat).

We moeten onze plannen en budgetten erop aanpassen en het resultaat (het doel) zal ook afwijken van het oorspronkelijk doel. Daarom is het wijs, voorafgaand aan de verandering, om doel en scope vast te laten stellen. Wordt daar toch vanaf geweken dan kunnen we de impact daarvan inzichtelijk maken zodat een beter gefundeerde keuze kan worden gemaakt.

Complexiteit: Classificatie van het budget

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Classificatie van het budget

We hebben inmiddels zicht op de totale kosten voor de verandering. Daarbij hebben we gekeken naar de financiële kant van die verandering. Daarbij gaven we al aan dat dit per organisatie kan verschillen. Daarom zetten we het budget van deze specifieke verandering ook af tegen de budgetten die voor andere veranderingen gangbaar zijn in de organisatie. We kijken dus naar het budget in termen van laag, gemiddeld of hoog. Afhankelijk daarvan is de verandering meer of minder complext te noemen.

Het totale budget omvat zowel de investeringen voor de verandering of het resultaat van die verandering als de operationele kosten tijdens de verandering.

Risico: Onduidelijke scope bij start project

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Onduidelijke scope bij start project

De scope moet niet verward worden met het doel. De scope hangt daar echter wel mee samen maar gaat in op wat we allemaal wel en wat we juist niet bij onze verandering mee moeten wegen. Waar zijn we precies verantwoordelijk voor en wat valt daarbuiten?

Een onduidelijke scope zorgt ervoor dat we veel meer activiteiten op ons bordje krijgen. De tijdslijnen komen onder druk te staan omdat de bezetting het niet meer aan kan. Doordat de tijdslijnen onder druk staan bestaat het risico dat er meer geld bij moet om extra capaciteit in te schakelen. Waarschijnlijk wordt het resultaat er ook negatief door beïnvloed. Maar dat hangt er vanaf in hoeverre we op kunnen schalen tijdens de uitvoering.

Complexiteit: Percentage van het totale budget benodigd voor inkoop

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Percentage van het totale budget benodigd voor inkoop

Onder inkoopkosten worden de kosten verstaan die benodigd zijn om het project uit of de verandering door te kunnen voeren. Ook project teams van leveranciers kunnen hiertoe behoren. Dit zijn de externe kosten als we dit relateren aan het totale budget voor de verandering.

Weten we het percentage dat benodigd is voor inkoop dan kunnen we daaruit, uiteraard, ook de interne kosten uit afleiden.

Inkoop kan een complexe factor zijn bij veranderingen. Daarom schatten we hier global het percentage van deze inkoop en zoomen we er nog specifiek op in bij de inkoop complexiteit.

Risico: Opdracht (het doel) is onduidelijk

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Opdracht (het doel) is onduidelijk

Ons wordt gevraagd een bepaalde verandering in gang te zetten. Het risico bestaat dat we te snel aan de slag gaan en vooraf het doel te gemakkelijk accepteren. Maar als het doel niet duidelijk is dan is de kans groot dat we dat doel nooit zullen bereiken.

Een onduidelijk gedefinieerd doel zorgt ervoor dat de kans op overschrijdingen enorm toeneemt. Het heeft impact op het budget, de tijd en het resultaat. We weten immers niet wat het doel is en weten ook niet wanneer dat bereikt is. Kans bestaat dat we tussentijds flink bij moeten sturen om een nog enigszins acceptabel resultaat te kunnen leveren. Bijsturen zorgt ervoor dat er meer geld en tijd nodig is.

Zorg er dus voor dat de opdracht vooraf duidelijk is en dat het doel zo SMART mogelijk geformuleerd is.

Complexiteit: Het totaal gevraagde budget

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Het totaal gevraagde budget

Het totaal gevraagde budget voor de verandering wegen we mee omdat die inzicht geeft in de waarde die de verandering heeft. Deze kan worden afgezet tegen de baten zoals ze in de business case zijn verwoord.

Hoewel we een standaard 5-puntsschaal gebruiken, kunnen we de variabelen aanpassen aan de organisatie. Zo zal voor de ene organisatie € 500.000 een immens budget zijn terwijl andere organisaties niet wakker liggen van een miljoen of meer. Zet de 5-puntsschaal af tegen de omzet van de eigen organisatie.

Het totale budget omvat alle kosten die met de verandering gemoeid zijn. Dit kan zowel de aanschaf van materieel zijn als de inzet van personeel, zoals de kosten voor een project manager. Hierbij kan tevens onderscheid gemaakt worden in externe en interne kosten. Externe kosten zijn die kosten die specifiek voor de verandering gemaakt worden (bijvoorbeeld het inhuren van een externe project manager) terwijl de interne kosten de kosten zijn die veelal indirect en nauwelijks inzichtelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan de uren die het eigen personeel kost om aan de verandering te werken.

Om de kosten tegen de baten af te kunnen wegen, moeten we deze kosten zoveel mogelijk inzichtelijk krijgen en meewegen in het budget.

Beat the Change: Als verandering de enige constante is

  door

“Als verandering de enige constante is en als we weten dat projecten falen…
dan is Beat the Change het middel dat helpt”

Teveel projecten en veranderingen falen: de budgetten worden overschreden, de tijdslijnen niet gehaald en het resultaat laat te wensen over. Dat weten we allemaal. Wat we misschien niet weten is dat er een manier is om veranderingen beter te managen. Want Beat the Change zorgt ervoor dat we de complexiteit en de risico’s van veranderingen en projecten vooraf inzichtelijk hebben.

We moeten onszelf en onze organisatie en haar processen, producten en diensten continu blijven verbeteren. Maar als veranderingen:
• vaak mislukken;
• onzekerheid geven;
• complex en risicovol zijn;
• (veel) geld én tijd vereisen;
• geen garantie geven op succes;
• en kosten voordat ze baten opleveren.
dan moeten we onze werkwijze drastisch veranderen om meer succes te boeken. Het risico is simpelweg te groot dat de veranderingen duurder uitvallen dan begroot, meer tijd kosten dan gepland en minder opleveren dan gehoopt.

In dit blog zullen we de komende maanden de complexiteitsfactoren en risico’s behandelen die invloed kunnen hebben op veranderingen. Op dinsdag gaan we nader in op complexiteit en op donderdag behandelen we de risico’s. Deze aspecten maken onderdeel uit van de methode en geven inzicht in wat het voor jouw veranderingen kan betekenen.

Voordat je aan een uitgebreide analyse begint wil je weten of een dergelijke analyse wel nodig is. Je wilt niet onnodig analyseren, je wilt niet teveel tijd kwijt zijn maar je wilt ook niet dat je vooraf had kunnen weten wat er fout kon gaan. Download daarom hier de quick scan.

Beat the Change

  door

Teveel projecten en veranderingen falen: de budgetten worden overschreden, de tijdslijnen niet gehaald en het resultaat laat te wensen over. Dat weten we allemaal. Wat we misschien niet weten is dat er een manier is om veranderingen beter te managen. Want Beat the Change zorgt ervoor dat we de complexiteit en de risico’s van veranderingen en projecten vooraf inzichtelijk hebben.

In dit blog behandelen we de complexiteitsfactoren en risico’s die invloed kunnen hebben op veranderingen en projecten. Op dinsdag gaan we nader in op complexiteit en op donderdag behandelen we de risico’s. Deze aspecten maken onderdeel uit van Beat the Change en geven inzicht in wat het voor jouw veranderingen kan betekenen.

Management jargon

  door

Peter van Lonkhuyzen schrijft elke vrijdag op MT.nl en in een van zijn blogs kwam ik het managementjargon tegen waar jij waarschijnlijk binnen je bedrijf ook mee geconfronteerd wordt.

Misschien kende je de term “bullshit” bingo al, maar deze woorden kunnen zeker aan je lijstje worden toegevoegd. Dus tijdens de volgende vergadering allemaal je bingokaart met managementtermen te voorschijn halen en kijken wie van jullie het eerst “BINGO” mag roepen.

Hieronder vind je de 10 termen:
1. DNA
2. ECOSYSTEEM
3. EMPOWEREN
4. PARKEREN
5. KERNCOMPETENTIE
6. BUITEN DE BOX
7. OVER DE SCHUTTING GOOIEN
8. 200 PROCENT GEVEN
9. PARADIGMAVERANDERING
10. HYGIËNISCHE VOORWAARDE

Met een beetje creativiteit kun je waarschijnlijk nog behoorlijk wat termen bedenken die binnen jouw organisatie gebruikt worden. Weet jij nog termen? Laat ze weten.

Ikzelf kan zoal bedenken:
1. Challengen
2. KPI’s
3. Economische crisis (terwijl er toch echt meer aan de hand is)
4. One pager
5. Lean6Sigma

Welke termen weet jij nog te bedenken?