Auteur:

Verander risico: Lage projectprioriteit als gevolg van de hoeveelheid projecten

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Lage projectprioriteit als gevolg van de hoeveelheid projecten

Veel projecten zorgen ervoor dat er prioriteiten gesteld moeten worden. Niet ieder project is even belangrijk. Daarom wegen we niet alleen de business case mee maar ook het belang van het project (tenminste: zo zou het moeten).

Een lage prioriteit en een laag belang zorgt ervoor dat er minder interesse is. Het zorgt er ook voor dat het risico bestaat dat je niet het benodigde budget beschikbaar krijgt. Daarnaast zorgt het ervoor dat het niet hoog op de management agenda komt waardoor besluiten worden uitgesteld.

Probeer te achterhalen welke projecten en veranderingen er lopen en maakt een inschatting van het belang van jouw project.

Verander risico: Koerswijziging bedrijf

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Koerswijziging bedrijf

Als het goed is, is er een link gelegd tussen de verandering en de missie en strategie van de organisatie. Het kan voorkomen dat tijdens de uitvoering van je project een koerswijziging voordoet die veel impact heeft. Misschien is jouw project ineens een stuk minder belangrijk geworden en misschien dat je project wel helemaal wordt stil gezet.

Vanuit de ogen van de project manager natuurlijk niet leuk, maar als je een project draait dat helemaal geen toegevoegde waarde meer heeft voor de nieuwe koers dan moet je wellicht besluiten om zelf bespreekbaar te maken wat de plannen zijn met dit project. Het heeft geen zin om door te gaan als het resultaat niet meer aansluit bij de missie en strategie van de organisatie.

Ben jij bezig met een groot reorganisatie project voor een afdeling terwijl er zojuist besloten is die hele afdeling af te stoten? Dan sluit het project wellicht niet meer aan bij de nieuwe inzichten die de toekomstige koper heeft. De vraag is of je door moet gaan met het risico dat de tijdslijnen worden overschreden en het resultaat niet aansluit bij de gewijzigde inzichten.

Verander risico: Tegenstrijdige belangen stakeholders

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Tegenstrijdige belangen stakeholders

De afgelopen weken zijn we ingegaan op de stakeholders. Nog interessanter wordt het als de stakeholders tegenstrijdige belangen hebben. Iemand met weinig invloed en een afwijkend belang is minder belastend voor je project dan twee of meer stakeholders met veel invloed.

Als je bijvoorbeeld twee leden van de Raad van Bestuur als stakeholders hebt onderkend en beide hebben veel interesse maar tegenstrijdige belangen, dan wordt het een moeilijk project. Dit levert veel vertraging op binnen de verandering omdat er veel discussie zal zijn bij de formele beslismomenten. Als project manager rest je niet veel meer dan te escaleren naar het hoogste niveau. Komen ze er onderling niet uit dan zal de voltallige Raad van Bestuur keuzes moeten maken.

Verander risico: Commitment stakeholders ontbreekt

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Commitment stakeholders ontbreekt

Als we alle stakeholders inzichtelijk hebben en we weten in hoeverre ze interesse hebben in het project dan moeten we ervoor zorgen dat de belangrijkste stakeholders hun commitment afgeven. Uiteraard kun je niet altijd alle stakeholders mee krijgen maar kijk dan welke invloed ze hebben op de organisatie en op de resultaten van jouw project.

Bij een reorganisatie zul je de medewerkers als belanghebbenden moeten onderkennen. Zij zullen er veel interesse in hebben (want men weet graag of ze straks nog een baantje hebben). Veel invloed heeft het individu meestal niet. De managers en de ondernemingsraad hebben waarschijnlijk veel meer invloed en moeten betrokken worden. Heb je hun commitment dan kun je stappen zetten, blijft die commitment uit dan is er nog veel werk aan de winkel. Dat kost tijd en wellicht moet je je resultaten bijstellen als de meest invloedrijke stakeholders dat eisen.

Verander risico: Stakeholders (belanghebbenden) zijn onvoldoende inzichtelijk

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Stakeholders (belanghebbenden) zijn onvoldoende inzichtelijk

Er zijn allerlei belanghebbenden bij het project. Dat kan zijn tijdens de uitvoeringsfase maar kan ook zijn bij de resultaten van het project. Een stakeholdersanalyse kan worden uitgevoerd om te bepalen wie er belangen heeft. Heb je zelf nog nooit een stakeholdersanalyse uitgevoerd of wil je graag zien hoe wij dat doen? Neem contact met ons op en we helpen je graag.

Daarbij kun je kijken naar de interesse die alle belanghebbenden hebben maar je kijkt ook naar de invloed die ze hebben. Deze weeg je af en op basis daarvan bepaal je de strategie die je volgt om de belanghebbenden betrokken te houden.

Heb je bepaalde stakeholders over het hoofd gezien dan loop je het risico dat het resultaat straks niet geaccepteerd wordt. Maar je loopt ook het risico dat er een “NoGo” gegeven wordt omdat men niet betrokken is. Dit heeft een negatieve invloed op de tijdslijnen van het project.

Het gaat er daarbij overigens niet altijd om dat alle belanghebbenden ook feitelijk gelijk hebben. Het draait daarnaast met name om de perceptie die ze hebben. Doe aan verwachtingsmanagement om je project vloeiender te laten verlopen.

Verander risico: Commitment senior management ontbreekt

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Commitment senior management ontbreekt

Als we niet de steun krijgen van het senior management dan lopen we met onze verandering al snel tegen muren aan. Iedere midden manager heeft er een mening over en ons ontbreekt simpelweg het mandaat om de verandering door te drukken. We belanden in eindeloze discussies en hoe meer managers er bij betrokken raken hoe meer discussies er ontstaan. Uiteraard heeft dit een negatieve invloed op de tijdslijnen en we gaan de tussen resultaten niet bereiken.

Bij het ontbreken van commitment van het senior management hebben we geen escalatie mogelijkheid. We kunnen de resultaten niet bereiken omdat we geen veranderingen door kunnen drukken.

Probeer bij de start van het project voldoende commitment te krijgen van het senior management. Niet van één senior manager want dat levert ook weer risico’s op. Commitment van het totale senior management is vereist om daadwerkelijk stappen te kunnen zetten.

Verander risico: Onvoldoende aansluiting bij missie/strategie van de organisatie

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Onvoldoende aansluiting bij missie/strategie van de organisatie

Alle veranderingen die we binnen de organisatie doorvoeren moet op de één of andere manier bijdragen aan de missie en strategie van de organisatie. Hoe concreter de aansluiting hoe meer interesse er is vanuit het management.

Maar ook voor die projecten die niet een directe aansluiting hebben moeten we de link leggen. Dat kan als we vragen naar de vraag achter de vraag. Waarom doen we dit project eigenlijk en wat moet het straks opleveren?

In de business cases en in de plannen van aanpak moeten we de link proberen te leggen met de missie en strategie van de organisatie. Lukt dat niet dan lopen we kans dat er weinig interesse is in ons project. Het wordt als een onbelangrijk project ervaren. Er komt te weinig budget beschikbaar en niemand is echt geïnteresseerd in het uiteindelijke resultaat.

Verander risico: Niet kunnen verwerven van voldoende financiële middelen

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Niet kunnen verwerven van voldoende financiële middelen

De business case en de toegevoegde waarde kunnen nog zo positief zijn, maar als het management er onvoldoende financiële middelen voor over heeft om het resultaat te bereiken dan gaat dit direct invloed hebben op dat resultaat.

Hoe vaak zien we niet dat het project op basis van de business case geaccepteerd wordt, mits het 20% goedkoper kan. Als je business case echt goed is, dan kan het niet voor minder middelen dan je hebt gevraagd.

Ook dit weten we inmiddels en we vragen voor de zekerheid 20% meer budget voor ons project. Nee heb je, ja kun je krijgen. Als we inderdaad 20% minder budget krijgen dan kunnen we ons project nog steeds uitvoeren. Krijgen we echter die 20% teveel wel toegewezen dan zitten we ruim in ons jasje en merkt straks niemand het als we het echt benodigde budget overschrijden. Te vaak zien we dat we elkaar binnen organisaties voor de gek houden.

We vragen teveel budget, we krijgen te weinig toegekend en gaan toch maar aan de slag.

Verander risico: Bezuinigingen binnen de organisatie

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Bezuinigingen binnen de organisatie

Bezuinigingen binnen organisaties zijn op zichzelf al ingewikkelde projecten waarvan de uitkomsten onzeker zijn. Maar deze bezuinigingen kunnen ook invloed hebben op het project. Als de budgetten die we vooraf gevraagd hebben gedurende de uitvoering moeten worden verlaagd met 20% dan komen we ergens in de knoop.

Het budget is niet langer toereikend om het resultaat te bereiken. We kunnen proberen vast te houden aan het toegekende budget maar als dat niet mogelijk is dan moeten we prioriteiten stellen en zullen we een minder goed resultaat kunnen leveren.