Categorie: Geen categorie

Verander risico: De projectomvang is (zeer) groot

  door

Vandaag gaan we in op het risico: De projectomvang is (zeer) groot

Als we de totale organisatie willen veranderen dan hebben we daar een immens project voor nodig. Gelukkig zien de meeste organisaties dat ook wel en kiezen ze voor meerdere kleinere projecten naast elkaar. Maar enkele van die projecten zijn nog zo groot (en hebben zoveel afhankelijkheden) dat ze moeilijk te managen zijn.

Groot kan bijvoorbeeld betekenen dat de scope groot is, dat er veel geld meegemoeid is, dat er veel project medewerkers bij betrokken zijn of dat de impact voor de organisatie groot is.

Omdat ze moeilijk te managen zijn, men ziet door de bomen het bos niet meer, bestaat altijd het risico dat het budget wordt overschreden, dat de tijdslijnen niet gehaald worden en dat het resultaat straks niet is wat we gewenst hebben.

Grote projecten zijn moeilijker te managen en sommige grote projecten zijn helemaal niet te managen. Hoe goed of ervaren de organisatie en/of projectmanager ook zijn.

Verander complexiteit: De demografische kenmerken

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De demografische kenmerken

Demografie gaat bijvoorbeeld over leeftijd, geslacht, nationaliteit, etniciteit en/of beroep. Deze aspecten moeten we meewegen omdat ze van belang kunnen zijn voor de resultaten van onze verandering.

Stel bijvoorbeeld dat een verzekeringsmaatschappij specifieke verzekeringen wil ontwikkelen voor de autorijdende vrouw. Misschien hebben ze ontdekt dat vrouwen toch beter autorijden dan mannen en daardoor minder schades maken. De premie kan dan lager uitvallen voor de vrouwelijke klanten. Misschien dat de mannelijke klanten hiertegen in opstand komen en massaal de verzekering de rug toekeren. Dan kun je daar beter vooraf al inzicht in hebben dan er achteraf mee geconfronteerd te worden.

Verander risico: De doorlooptijd is (zeer) lang

  door

Vandaag gaan we in op het risico: De doorlooptijd is (zeer) lang

De meeste mensen hebben maar een korte interesseboog. Wat vandaag interessant is, is dat morgen misschien al niet meer, laat staan over een jaar. Men is met duizend en één dingen bezig en als de nieuwigheid er vanaf is dan is de interesse ver te zoeken.

Zaak is dus om focus te houden en om de betrokkenen ook echt betrokken te houden. Doe je dat niet dan zakt de interesse weg en wordt het budget op een gegeven moment ingetrokken. Niemand zit meer op het resultaat te wachten en je project sterft een stille dood.

Hoe goed het doel er nu ook uitziet, tijden veranderen en de wereld om ons heen verandert ook. Iets wat nu hot en relevant is, is dat over een jaar al niet meer.

Denk maar eens terug aan SOx (Sarbanes-Oxley). Een paar jaar geleden was dat een hype en ieder bedrijf dat zichzelf serieus nam was bezig om SOx-compliant te worden. Inmiddels is de hype er een beetje af en is men zich ervan bewust dat het allemaal niet zo nodig is (tenzij je op de Amerikaanse beurs genoteerd bent als onderneming). Er zijn vele projecten opgestat om compliant te worden en er zijn vele miljarden in gepompt (met meer en minder succes). Nu het allemaal zo’n vaart niet meer loopt, zakt de interesse weg en moet je moeite doen om je project draaiend te houden.

Verander complexiteit: De invloed van de publieke perceptie

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De invloed van de publieke perceptie

Organisaties hebben een bepaald bestaansrecht omdat er klanten zijn die gebruik maken van hun producten en/of diensten. We moeten ons bij de verandering die we door willen voeren afvragen in hoeverre onze klanten op deze verandering zitten te wachten. Zij hebben er immers direct last van. Maar daarnaast vragen we ons af wat de maatschappij van de verandering vindt. De verandering kan immers ons imago schaden en imagoschade leidt tot verlies van omzet.

Denk bijvoorbeeld aan het aanschaffen van een Italiaanse trein. Degene die dagelijks met die trein reizen, hebben er direct last van als de trein niet meer rijdt. Maar ook de mensen die nooit met de trein reizen hebben een mening als blijkt dat het een kwalitatief slecht product is. Of dit nu waar is of niet, doet er niet toe. Het gaat immers om perceptie van het publiek die veelal niet echt geïnteresseerd is in de feiten omdat ze zich al een beeld hebben gevormd.

Verander complexiteit: De beschikbaarheid van voorzieningen

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De beschikbaarheid van voorzieningen

We maken een inschatting van de zaken die we nodig hebben om de verandering tot een succes te maken. Dit kan bijvoorbeeld zijn informatie, materieel of personeel. Voorzieningen kunnen bijvoorbeeld zijn grondstoffen die we nodig hebben om een product te maken.

Stel dat we bepalen dat we een fietsframe van puur goud willen maken. Dan moeten we over voldoende goud kunnen beschikken om een aantal frames te maken waarop we winstgevend worden. Maar deze frames moeten gemaakt worden met machines die het goud om kunnen smelten en in de goede pasvorm kunnen gieten. Ook dit zijn voorzieningen. Vraag je dus af wat je nodig hebt voor de uitvoering van de verandering en bepaal of deze voorzieningen beschikbaar zijn.

Verander risico: De gestelde kwaliteitseisen zijn (te) hoog

  door

Vandaag gaan we in op het risico: De gestelde kwaliteitseisen zijn (te) hoog

Met de beschikbare tijd en het beschikbare budget kunnen we een bepaald resultaat realiseren. Onrealistische eisen worden nooit bereikt, ook niet als er veel tijd en geld beschikbaar is. Hoge kwaliteitseisen kunnen bereikt worden als er voldoende budget en tijd is om dat resultaat te bereiken.

Onrealistische kwaliteitseisen zorgen ervoor dat er veel budget nodig is en veel tijd. Het risico is dat de kwaliteitseisen niet of niet helemaal gerealiseerd worden waardoor nog meer geld en tijd nodig is. Als er niet goed voor wordt gewaakt komt men in een negatieve spiraal terecht waarbij er steeds meer geld en tijd in wordt gestopt zonder het gewenste hoge resultaat. In dat geval geldt: goed = goed genoeg. Hier treedt ook het Pareto-effect op. In 20% van de tijd of met 20% van het budget kan 80% van het resultaat worden bereikt. Voor de laatste 20% van het resultaat is vaak vele malen meer nodig dan de resterende 80% van de tijd of het geld.

Als we het schrijven van een boek als project zien dan kunnen we hier de parallel trekken. 80% van dit boek is in 20% van de tijd geschreven. Eigenlijk stelt het niet zoveel voor. Maar om tot 100% te komen moet er nog keihard worden gewerkt, aangepast, herschreven. En dan nog zijn er altijd punten die we verder kunnen verbeteren.

Verander complexiteit: De sociaal-economische overwegingen

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De sociaal-economische overwegingen

De sociaal-economische aspecten hebben betrekking op zowel de sociale als de economische aspecten. Erg abstract allemaal, dus een nadere toelichting is op zijn plaats om een goede inschatting te kunnen maken.

De sociale wetenschap kijkt naar de mens in zijn sociale omgeving terwijl de economische wetenschap kijkt naar hoe de economie werkt. Het kijkt naar welvaart en welzijn, dus naar de mens en maatschappij en gaat in op onderwerpen als inkomen, gezondheid, pensioenen etc. Zijn er veel sociaal-economische overwegingen dan bestaat het risico dat de verandering erg complex wordt en dat er met veel aspecten rekening moet worden gehouden.

Verander risico: Opdrachtgever heeft weinig ervaring met projecten

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Opdrachtgever heeft weinig ervaring met projecten

Opdrachtgeverschap houdt niet alleen op papier wat in maar moet er ook op toezien dat het project goed verloopt. Je doet het immers voor hem of voor haar. Heeft de opdrachtgever weinig ervaring met projecten dan loop je de kans dat er vooraf onvoldoende duidelijk is wat de verwachtingen zijn. Welk doel streven we na, welke eisen stellen we aan het resultaat?

Hoe complexer de opdracht hoe beter de opdrachtgever zijn rol moet pakken. Er moeten keuzes gemaakt worden en daar kan niet altijd lang op worden gewacht. De opdrachtgever moet ook verantwoording afleggen over de tussentijdse resultaten en over het uiteindelijke resultaat. Duidelijke communicatie en afstemming is nodig voor het succes van het project.

Weinig ervaring met opdrachtgeverschap kan invloed hebben op het budget (als er onrealistisch weinig budget is aangevraagd), met de tijdslijnen (als onrealistische tijdslijnen zijn afgegeven) of op het resultaat (als een onrealistisch resultaat wordt verwacht).

Verander complexiteit: Het milieu

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Het milieu

Naast geografie is milieu een aspect dat we mee moeten wegen in de complexiteit. Het betreft hier wettelijke voorschriften waar we ons aan moeten houden. Uiteraard zijn er meer juridische aspecten maar milieu heeft daarnaast het kenmerk dat het het imago van de organisatie schaadt als we er aan voorbij gaan terwijl we het vooraf in hadden kunnen schatten. En dat imago staat dan nog los van de claim die we om de oren kunnen krijgen als we “per ongeluk” een giftig goedje in de Maas laten stromen.

Wil je een inschatting maken of de verandering gerelateerd is aan het milieu terwijl je daar eigenlijk niet zeker van bent? Dan is het wellicht een verstandig besluit om er een specialist voor in te schakelen. Deze kan je haarfijn vertellen met welke aspecten je rekening moet houden en hoe je die aspecten kunt managen.

Verander risico: Onvoldoende duidelijk wie de opdrachtgever is

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Onvoldoende duidelijk wie de opdrachtgever is

De opdrachtgever is degene die kan bepalen of het resultaat voldoet aan de verwachtingen. Overigens kan de opdrachtgever dat opdrachtgeverschap gedelegeerd hebben gekregen van een hogere manager. In dat geval zal hij of zij afstemming moeten zoeken met die eigenlijke opdrachtgever.

Een opdrachtgever kan dat dus zijn in naam, maar verder nauwelijks betrokken zijn, of het kan je daadwerkelijke opdrachtgever zijn waar je mee om tafel kunt om de resultaten en de voortgang te bespreken.

In ieder geval moet de opdrachtgever met naam en functie worden benoemd, zodat je weet wie het is. Hij zal ook degene zijn met mandaat en budget. Heb je die opdrachtgever niet duidelijk, dan is het zomaar de vraag of je project wel een echt project is. Wie gaat straks de uren en facturen betalen? Wie bepaald of het resultaat ook het gewenste resultaat is?

Is de opdrachtgever onvoldoende duidelijk dan heeft dat negatieve invloed op het resultaat en weet je niet met wie je af moet stemmen of aan wie je precies verantwoording aflegt.