We hebben de gedragscode en nog zijn er medewerkers die zich daar niet aan houden. Frustrerend, toch? Nou dat valt wel mee, maar daar gaan we straks verder op in. Voor die gevallen waarbij stelselmatig de regels worden overtreden is het goed om een sanctiebeleid te hebben zodat we in kunnen grijpen als dat echt nodig is.
De vraag:
Is er een sanctiebeleid voor afwijkingen van de gedragscodes?
Laten we eerst even terug komen op het feit dat de frustratie wel mee kan vallen. Voordat we sancties op gaan leggen (een laatste redmiddel) moeten we eerst zien te achterhalen waarom de regels werden overtreden. Wilde de medewerker zich niet aan de regels houden of kon hij dat niet omdat er andere belangen speelden of de regels gewoon onzinnig zijn?
Als hij er niet aan wilde meewerken terwijl wij hem wel alle middelen hebben gegeven dan kunnen we besluiten het sanctiebeleid in werking te stellen. Daarmee moeten we wel terughoudend zijn en dat moeten we dan doen zonder aanziens des persoons. Wat hiermee bedoeld wordt? Nou, eigenlijk heel simpel: als het geldt voor de medewerkers op de werkvloer dan geldt het ook voor de manager in de ivoren toren. Passen we het sanctiebeleid niet rechtlijnig toe dan gaan we geen stand houden in de rechtbank (nog los van het feit dat het natuurlijk onterecht is om managers wel de regels te laten overtreden).
Terugkomend op de medewerkers die de regels best toe willen passen maar dat, om wat voor reden dan ook, niet kunnen. We moeten gedragscodes hebben die ondersteunend zijn aan de bedrijfsvoering waarbij we de regels steeds zullen moeten fine tunen. Stellen we de regels te strak dan gaat iedereen ze overtreden, zijn de regels te vrijblijvend dan lopen we risico’s. Na een incident waarbij de gedragscode is overtreden moeten we dus niet (in alle gevallen) direct het sanctiebeleid toepassen, nee we moeten eerst de echte oorzaak zien te achterhalen en onze gedragscodes daarop aanpassen.
Neem nu als voorbeeld de toegangspasjes tot een kantoorgebouw. Als regel stellen we dat bezoekers zich moeten melden en dat medewerkers een pasje hebben en bezoekers begeleiden. Maar hoe snel en makkelijk kunnen we pasjes verzorgen voor nieuwe medewerkers? En hoe gaan die nieuwe medewerkers in de tussen tijd al aan de slag? Willen we meelopen voorkomen dan moeten we die nieuwe medewerker wel middelen geven om zich aan de regels te houden. Hij of zij kan bijvoorbeeld een tijdelijke pas krijgen tot de eigen pas klaar is. Zo voorkom je dat een collega de nieuwe medewerker mee naar binnen moet smokkelen (waarbij ze dus beide de gedragscode overtreden). Te vaak zien we nog dat nieuwe medewerkers nog niet over de middelen beschikken om zich aan de regels te houden, vreemd eigenlijk. De eerste paar dagen staan we toe dat zij de regels overtreden (omdat onze processen gewoon niet goed zijn ingericht), later verwachten we dat ze zich er wel aan houden…we geven nogal tegenstrijdige signalen af, vind je niet?
Het opstellen van gedragscodes en sanctiebeleid is op papier helemaal niet zo ingewikkeld. Ga er even voor zitten en je hebt een berg regels opgeschreven, die in de praktijk echter niet werken. De kunst is nu juist om regels en sanctiebeleid op te stellen dat werkt. Maak ze SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden), doen we dat op de juiste wijze en overtreden medewerkers dan willens en wetens de regels, dan kunnen we teruggrijpen op ons sanctiebeleid (dat uiteraard ook SMART is). Maar dat is ons laatste redmiddel, het toe moeten passen van het sanctiebeleid is eigenlijk het falen van het managen van de beveiligingsmaatregelen.