Verander complexiteit: Budgethouders en budgetbepaling

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Budgethouders en budgetbepaling

Als het goed is, hebben we vooraf goedkeuring gekregen om de kosten voor de verandering daadwerkelijk te maken. Er is een budget opgesteld en dat zullen we tijdens de uitvoering moeten gebruiken. De project manager heeft veelal een papieren budget en moet bij budgethouders aankloppen om dat geld uit te kunnen geven. De project manager zal niet zelf de facturen betalen maar deze worden op een vooraf bepaald budget gezet.

Juist daarom willen we weten wie mandaat heeft om dat budget uit te geven, willen we zeker weten dat het budget is goedgekeurd en moet het budget daadwerkelijk gereserveerd zijn. Is dat niet het geval dan neemt de complexiteit toe omdat er geen geld beschikbaar is om de verandering door te voeren.

Verander risico: Onvoldoende ervaring binnen de stuurgroep

Vandaag gaan we in op het risico: Onvoldoende ervaring binnen de stuurgroep

Een stuurgroep is geen blok aan je been. Tenzij de stuurgroep uit onervaren leden bestaat en de voorzitter van de stuurgroep zijn rol niet pakt. Dan gaat de stuurgroep meer om de vorm dan om de inhoud. Men verzandt in ellenlange discussies over non-issues. Men kan of durft niet zelf te beslissen over belangrijke punten.

Onvoldoende ervaring zorgt ervoor dat de tijdslijnen onder druk komen te staan en dat het resultaat straks volledig afwijkt van wat de opdrachtgever gewenst heeft. De stuurgroep kan immers andere keuzes maken dan keuzes in het belang van de opdrachtgever.

Maak een keuze: of je zet de opdrachtgever in de stuurgroep zodat hij of zij zelf kan ingrijpen. Of je laat hem of haar er bewust buiten zodat jij kunt escaleren als de stuurgroep niet goed functioneert.

Verander complexiteit: De kosten ramingen

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De kosten ramingen

Eerder hebben we al gekeken naar het totale budget voor de verandering. Daarbij zijn we echter nog niet ingegaan op hoe betrouwbaar dat budget eigenlijk is. Het kenmerk van een verandering is dat het onzeker is omdat we het nog niet (veel) vaker hebben gedaan. Was dat immers wel het geval dan zou het een standaard bedrijfsproces worden voor de organisatie.

We weten dus niet zeker wat de verandering ons gaat kosten. Net als we niet 100% zeker weten wat de baten zullen zijn. De business case is vaak een te optimistische schatting gebaseerd op allerlei aannames. Juist daarom willen we weten hoe betrouwbaar de kosten ramingen zijn. Hoe meer gegevens we hebben gebruikt uit het verleden, hoe betrouwbaarder de ramingen.

Verander risico: Ontbreken van een stuurgroep

Vandaag gaan we in op het risico: Ontbreken van een stuurgroep

Een stuurgroep (of Project Board) is de groep die de beslissingen kan nemen of die kan overleggen met het management als ze zelf de beslissing niet kunnen nemen. Een stuurgroep is zowat een vereiste voor iedere verandering. Toch zien we vaak dat we opkijken tegen het inrichten van een stuurgroep. Want zij stellen van die lastige vragen en zijn eerder een blok aan je been dan een hulpmiddel.

Dat klopt, als je stuurgroep verkeerd inricht of verkeerd gebruikt. Zorg voor voldoende mandaat in de stuurgroep en zorg dat je stuurgroep goed betrokken is bij de verandering. Communiceer duidelijk en beantwoord de vragen die ze hebben.

Het ontbreken van een stuurgroep zorgt ervoor dat je tussentijds niet kunt meten of je nog op de goede weg zit en of het resultaat straks ook echt overeenkomt met wat er beoogd werd. Het lijkt er in eerste instantie op dat het ontbreken van een stuurgroep juist zorgt voor snelheid tijdens de uitvoering, maar het zorgt er ook voor dat je niet of slechts moeilijk decharge krijgt voor het resultaat.

Verander complexiteit: De voorgestelde of vastgestelde governance structuur

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De voorgestelde of vastgestelde governance structuur.

Governance wijst op de wijze van besturen van de verandering. De term wordt gebruikt voor organisaties als geheel, de zogenaamde corporate governance, maar ook voor de besturing van veranderingen en projecten. Het gaat bijvoorbeeld om het beleggen van de verantwoordelijkheden, het nemen van besluiten en het verantwoording afleggen over de uitvoering.

De voorgestelde of vastgestelde governance structuur gaat dus in op het project management en de wijze waarop daarover verantwoording wordt afgelegd zodat bijsturing mogelijk is. We proberen daarbij zo goed mogelijk aan te sluiten bij de governance zoals die binnen de organisatie ook voor andere processen geldt.

Beat the Change: ook jouw sleutel tot succes in 2014

Welkom in 2014. Een mooi jaar staat ons te wachten waarin we weer veel kansen zullen krijgen. De kunst is om deze kansen te onderkennen en te grijpen. Maar zoals bij alle veranderingen brengen deze kansen ook onzekerheden met zich mee. Laten we daarom beginnen met de conclusie die we hebben kunnen trekken over 2013

Conclusie

Stilstand is achteruitgang en als we onze concurrent voor of bij willen blijven dan verbeteren we onszelf continu op basis van positieve business cases. Met Beat the Change worden vanaf nu nog beter gefundeerde beslissingen genomen. Vooraf worden de complexiteit en de risico’s in kaart gebracht zodat ze tijdens de uitvoering gemanaged kunnen worden. En dat alles op een zo eenvoudig mogelijke manier.

Wil u weten wat Beat the Change voor uw organisatie kan betekenen? Klik hier en vul uw emailadres in om meer informatie te downloaden. U kunt natuurlijk ook direct contact met ons opnemen.

Niet goed, geld terug

Laten we nog maar even van de gelegenheid gebruik maken: Omdat wij geloven in deze methode bieden we een “niet goed, geld terug” garantie. Als we met deze methode niet in staat zijn om nieuwe complexiteitsfactoren of risico’s voor uw verandering inzichtelijk te maken dan betaalt u helemaal niets.

Happy new year!

Beat the Change: de aanpak en het waarom

Inmiddels hebben we de kerstdagen achter ons gelaten en sluiten we vanavond dit jaar af. Hopelijk heb je een succesvol jaar gehad en heb je flinke verbeteringen binnen je organisatie door kunnen voeren. Voor het komende jaar staan er ongetwijfeld ook flinke veranderingen op stapel. Met de methode die we hier voorstellen kun je deze veranderingen nog beter managen. Hieronder geven we je alvast een inkijk in de aanpak. Wil je meer weten dan horen we dat natuurlijk graag want we komen het graag toelichten.

5 x 5: 5 stappen in 5 dagen

Omdat niemand zit te wachten op lange analysefases houden we met de volgende 5 stappen de doorlooptijd beperkt tot 5 dagen.

  1. Complexiteitsanalyse;
  2. Risico analyse;
  3. De business case, het belang en het plan van aanpak;
  4. Analyse en verwerking;
  5. Presentatie en rapportage.

Waarom? Wat levert het op?

Door vooraf inzicht te krijgen in de complexiteit en de risico’s van veranderingen en projecten verhogen we de kans dat de verandering daadwerkelijk een verbetering wordt. Met onze analyses leveren we inzicht in:

  • De factoren die de verandering complex maken
  • De risico’s die zich voor kunnen doen

De kosten wegen altijd op tegen de baten omdat we de complexiteit en risico’s beheersen. De investering in Beat the Change verdient zichzelf terug want de kans dat we binnen budget en tijdslijnen blijven neemt toe en het resultaat sluit beter aan bij wat we zo graag willen bereiken.

Niet goed? Geld terug
Omdat wij geloven in deze methode bieden we voor heel 2014 een “niet goed, geld terug” garantie. Als we met deze methode niet in staat zijn om nieuwe complexiteitsfactoren of risico’s voor uw verandering inzichtelijk te maken dan betaalt u helemaal niets.

Beat the Change: Tijd voor reflectie

Inmiddels hebben we al een flink aantal complexiteitsfactoren en risico’s behandeld die veranderingen en projecten kunnen beïnvloeden. Volgend jaar gaan we daar weer gewoon mee door.

Nu we net voor kerst zitten is het misschien een mooi moment om te reflecteren. Zijn we al factoren en risico’s tegengekomen die ons bekend voorkwamen en sterker nog: zijn we ook al items tegengekomen waar we nog niet bij stil hadden gestaan maar die onze veranderingen in het verleden wel degelijk hebben beïnvloed?

Nu is een goed moment om de Quick Scan te doorlopen. We weten waarschijnlijk al welke veranderingen er begin volgend jaar op ons afkomen en wie weet is het nu een mooi moment om daadwerkelijk complexiteits- en risico analyse in te voeren zodat we het komende jaar nog succesvoller kunnen zijn. We kunnen nog meer veranderingen succesvol doorvoeren waardoor we eind van volgend jaar tevreden terug kunnen kijken.

Neem even de tijd om de quick scan te downloaden. Maar je kunt natuurlijk ook direct contact met ons opnemen zodat we het komende jaar de samenwerking aan kunnen gaan.

Wij wensen je hele fijne kerstdagen.

Risico: Beslissingen worden uitgesteld

Vandaag gaan we in op het risico: Beslissingen worden uitgesteld

Een fout besluit is beter dan helemaal geen besluit. Als jouw punten op de agenda van het management staan maar week na week worden doorgeschoven dan komen de tijdslijnen direct in gevaar. Het management heeft het blijkbaar te druk met andere zaken of jouw project heeft geen prioriteit (meer) voor ze.

Probeer te achterhalen waardoor de beslissingen worden uitgesteld. Is het onzekerheid bij het management? Zitten ze met vragen die jij voor ze kunt beantwoorden? Of heeft het project zijn langste tijd wel gehad en zijn ze niet meer geïnteresseerd in de voortgang of het uiteindelijke resultaat?