Tag: complexiteit

Verander complexiteit: Belang voor het voortbestaan van de organisatie

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Belang voor het voortbestaan van de organisatie

Bij het belang van de verandering voor het voortbestaan van de organisatie spelen meerdere zaken een rol. Een verandering die niet cruciaal of zelfs erg onbelangrijk is, kan minder aandacht verwachten en zal een lagere prioriteit krijgen. Het geld en de tijd kunnen niet aan alle veranderingen tegelijk besteed worden dus moeten er keuzes worden gemaakt.

Een verandering die echter urgent en belangrijk tegelijk is loopt het risico ondoordacht te worden doorgevoerd. De druk staat op de ketel, dus we moeten zo snel mogelijk resultaat boeken omdat anders onze organisatie in gevaar komt. Het risico is dat er veel geld besteed wordt aan de verandering, terwijl het met minder had toegekund als we beter hadden nagedacht. Urgentie en belangrijkheid staan nu eenmaal vaak voor inefficientië.

Het mooiste is natuurlijk als je veranderingen in kunt zetten voor ze cruciaal worden. Het liefst kijken we naar belangrijke veranderingen die nog niet urgent zijn. Hier valt de meeste eer aan te behalen.

De mate waarin de verandering cruciaal is, hangt voor een groot deel af van de mate waarin de organisatie “in control” is. Als project manager kun je hier niet altijd wat aan doen, maar je kunt het wel meewegen in de complexiteit van die verandering en je kunt er verklaringen uithalen waarom de druk wordt opgevoerd.

Verander complexiteit: De doelstellingen (missie en strategie) van de organisatie

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De doelstellingen (missie en strategie) van de organisatie

Iedere organisatie heeft een bepaalde missie en strategie om die missie uiteindelijk te bereiken. Soms heel expliciet omschreven, soms impliciet of tussen de oren van het management. Dit zijn lange termijn doelen die we niet vandaag op morgen bereiken maar waar we continu naar streven. Dit hakken we op in kleinere, overzichtelijkere, brokken die we doelstellingen noemen. De komende jaren of het komende jaar willen we minimaal deze doelstellingen bereiken. Daar maken we geld voor vrij.

De verandering die we inzetten moet aansluiten bij de doelstellingen. Staat de verandering daar haaks op dan wordt het moeilijk om hier voldoende aandacht en budget voor vrij te krijgen. Past het naadloos in of is het zelfs randvoorwaardelijk voor het behalen van de doelstellingen dan kunnen we meer steun van het management verwachten.

Als een organisatie besluit het komende jaar haar website volledig aan te passen dan is het gemakkelijker om geld vrij te krijgen voor een gloednieuwe server. Vinden we onze website echter goed genoeg dan gaan we alleen geld steken in die nieuwe server als de oude het begeeft. Probeer je een nieuwe server aan te schaffen omdat dan de performance van de website verbeterd terwijl het management daar geen issue ziet? Dan wordt het een lastig verhaal.

Het wil niet zeggen dat je het dan niet mag proberen, maar verwacht meer weerstand. Zoek dus altijd een link tussen de doelstellingen en de verandering. Kun je de verandering randvoorwaardelijk maken dan maak je een veel grotere kans.

Verander complexiteit: Gezondheids- en veiligheidsaspecten

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Gezondheids- en veiligheidsaspecten

Voor gezondsheids- en veiligheidsaspecten gelden dezelfde regels als voor het milieu. Er is wetgeving waaraan we moeten voldoen. Dat geldt zowel tijdens de uitvoering van het project als voor het resultaat van het project.

Als we bijvoorbeeld besluiten om alle buro’s binnen onze kantoren te vervangen door gloednieuwe buro’s die we in China goedkoop op de kop hebben kunnen tikken. Dan moeten we kijken of de verhuizers het gewicht van die buro’s wel mogen tillen maar moeten we ook kijken of onze medewerkers straks ARBO-technisch verantwoord hun werk kunnen doen.

Bepaal vooraf welke gezondsheids- en veiligheidsaspecten een rol kunnen spelen en maak die beheersbaar. Twijfel je erover, dan zijn er voldoende specialisten te vinden die je hierbij kunnen ondersteunen.

Verander complexiteit: De demografische kenmerken

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De demografische kenmerken

Demografie gaat bijvoorbeeld over leeftijd, geslacht, nationaliteit, etniciteit en/of beroep. Deze aspecten moeten we meewegen omdat ze van belang kunnen zijn voor de resultaten van onze verandering.

Stel bijvoorbeeld dat een verzekeringsmaatschappij specifieke verzekeringen wil ontwikkelen voor de autorijdende vrouw. Misschien hebben ze ontdekt dat vrouwen toch beter autorijden dan mannen en daardoor minder schades maken. De premie kan dan lager uitvallen voor de vrouwelijke klanten. Misschien dat de mannelijke klanten hiertegen in opstand komen en massaal de verzekering de rug toekeren. Dan kun je daar beter vooraf al inzicht in hebben dan er achteraf mee geconfronteerd te worden.

Verander complexiteit: De invloed van de publieke perceptie

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De invloed van de publieke perceptie

Organisaties hebben een bepaald bestaansrecht omdat er klanten zijn die gebruik maken van hun producten en/of diensten. We moeten ons bij de verandering die we door willen voeren afvragen in hoeverre onze klanten op deze verandering zitten te wachten. Zij hebben er immers direct last van. Maar daarnaast vragen we ons af wat de maatschappij van de verandering vindt. De verandering kan immers ons imago schaden en imagoschade leidt tot verlies van omzet.

Denk bijvoorbeeld aan het aanschaffen van een Italiaanse trein. Degene die dagelijks met die trein reizen, hebben er direct last van als de trein niet meer rijdt. Maar ook de mensen die nooit met de trein reizen hebben een mening als blijkt dat het een kwalitatief slecht product is. Of dit nu waar is of niet, doet er niet toe. Het gaat immers om perceptie van het publiek die veelal niet echt geïnteresseerd is in de feiten omdat ze zich al een beeld hebben gevormd.

Verander complexiteit: De beschikbaarheid van voorzieningen

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De beschikbaarheid van voorzieningen

We maken een inschatting van de zaken die we nodig hebben om de verandering tot een succes te maken. Dit kan bijvoorbeeld zijn informatie, materieel of personeel. Voorzieningen kunnen bijvoorbeeld zijn grondstoffen die we nodig hebben om een product te maken.

Stel dat we bepalen dat we een fietsframe van puur goud willen maken. Dan moeten we over voldoende goud kunnen beschikken om een aantal frames te maken waarop we winstgevend worden. Maar deze frames moeten gemaakt worden met machines die het goud om kunnen smelten en in de goede pasvorm kunnen gieten. Ook dit zijn voorzieningen. Vraag je dus af wat je nodig hebt voor de uitvoering van de verandering en bepaal of deze voorzieningen beschikbaar zijn.

Verander complexiteit: De sociaal-economische overwegingen

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De sociaal-economische overwegingen

De sociaal-economische aspecten hebben betrekking op zowel de sociale als de economische aspecten. Erg abstract allemaal, dus een nadere toelichting is op zijn plaats om een goede inschatting te kunnen maken.

De sociale wetenschap kijkt naar de mens in zijn sociale omgeving terwijl de economische wetenschap kijkt naar hoe de economie werkt. Het kijkt naar welvaart en welzijn, dus naar de mens en maatschappij en gaat in op onderwerpen als inkomen, gezondheid, pensioenen etc. Zijn er veel sociaal-economische overwegingen dan bestaat het risico dat de verandering erg complex wordt en dat er met veel aspecten rekening moet worden gehouden.

Verander complexiteit: Het milieu

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Het milieu

Naast geografie is milieu een aspect dat we mee moeten wegen in de complexiteit. Het betreft hier wettelijke voorschriften waar we ons aan moeten houden. Uiteraard zijn er meer juridische aspecten maar milieu heeft daarnaast het kenmerk dat het het imago van de organisatie schaadt als we er aan voorbij gaan terwijl we het vooraf in hadden kunnen schatten. En dat imago staat dan nog los van de claim die we om de oren kunnen krijgen als we “per ongeluk” een giftig goedje in de Maas laten stromen.

Wil je een inschatting maken of de verandering gerelateerd is aan het milieu terwijl je daar eigenlijk niet zeker van bent? Dan is het wellicht een verstandig besluit om er een specialist voor in te schakelen. Deze kan je haarfijn vertellen met welke aspecten je rekening moet houden en hoe je die aspecten kunt managen.

Verander complexiteit: De geografie

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De geografie

De geografie is een aspect dat we zelden expliciet meewegen in de complexiteit maar die wel degelijk een grote invloed heeft. Het maakt nogal een verschil of de verandering lokaal, op één kantoor, wordt doorgevoerd of dat het een wereldwijde verandering betreft waarbij we extra rekening met cultuur moeten houden.

En als het een verandering is die geografisch verspreid is, dan moeten we naast cultuur ook rekening houden met zaken als taal en tijdsverschillen. Hoe groter de geografische spreiding, hoe complexer de verandering. Zeker als we het dan ook nog doorvoeren op een locatie die moeilijk bereikbaar is.

Stel dat we een nieuwe tunnel gaan graven in een afgelegen locatie die zich midden in de bergen bevindt zonder goed bereikbare toegangswegen. Zeker aspecten om rekening mee te houden als we grip willen houden op budget en doorlooptijd.

Verander complexiteit: Gevoeligheid voor vertragingen

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Gevoeligheid voor vertragingen

Eén van de aspecten waar veranderingen veelal op stuk lopen zijn tijdsvertragingen (de andere twee zijn kosten en resultaat). In de planning proberen we daar uiteraard zo goed mogelijk rekening mee te houden en we geven realistische planningen af.

Vaak zien we dat het management stuurt op tijd, geld én kwaliteit. Dit is echter een onmogelijke combinatie die de duivelsdriehoek wordt genoemd. Kijk dus goed welk van de aspecten van de duivelsdriehoek het meest kritisch is. Is dat de planning of deadline? Dan moeten we extra goed bepalen welke aspecten tijdens de uitvoering voor vertragingen kunnen zorgen.