Verander risico: De gestelde kwaliteitseisen zijn (te) hoog

Vandaag gaan we in op het risico: De gestelde kwaliteitseisen zijn (te) hoog

Met de beschikbare tijd en het beschikbare budget kunnen we een bepaald resultaat realiseren. Onrealistische eisen worden nooit bereikt, ook niet als er veel tijd en geld beschikbaar is. Hoge kwaliteitseisen kunnen bereikt worden als er voldoende budget en tijd is om dat resultaat te bereiken.

Onrealistische kwaliteitseisen zorgen ervoor dat er veel budget nodig is en veel tijd. Het risico is dat de kwaliteitseisen niet of niet helemaal gerealiseerd worden waardoor nog meer geld en tijd nodig is. Als er niet goed voor wordt gewaakt komt men in een negatieve spiraal terecht waarbij er steeds meer geld en tijd in wordt gestopt zonder het gewenste hoge resultaat. In dat geval geldt: goed = goed genoeg. Hier treedt ook het Pareto-effect op. In 20% van de tijd of met 20% van het budget kan 80% van het resultaat worden bereikt. Voor de laatste 20% van het resultaat is vaak vele malen meer nodig dan de resterende 80% van de tijd of het geld.

Als we het schrijven van een boek als project zien dan kunnen we hier de parallel trekken. 80% van dit boek is in 20% van de tijd geschreven. Eigenlijk stelt het niet zoveel voor. Maar om tot 100% te komen moet er nog keihard worden gewerkt, aangepast, herschreven. En dan nog zijn er altijd punten die we verder kunnen verbeteren.

Verander complexiteit: Gevoeligheid voor vertragingen

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Gevoeligheid voor vertragingen

Eén van de aspecten waar veranderingen veelal op stuk lopen zijn tijdsvertragingen (de andere twee zijn kosten en resultaat). In de planning proberen we daar uiteraard zo goed mogelijk rekening mee te houden en we geven realistische planningen af.

Vaak zien we dat het management stuurt op tijd, geld én kwaliteit. Dit is echter een onmogelijke combinatie die de duivelsdriehoek wordt genoemd. Kijk dus goed welk van de aspecten van de duivelsdriehoek het meest kritisch is. Is dat de planning of deadline? Dan moeten we extra goed bepalen welke aspecten tijdens de uitvoering voor vertragingen kunnen zorgen.

De kwaliteit van opgeslagen informatie

De bewaartermijnen hebben we aan een onderzoek onderworpen. We weten welke termijnen wettelijk gelden en hebben voor de rest van de informatie bepaald hoelang we ze willen bewaren. Leuk allemaal, maar niet het doel op zich. We bewaren deze informatie omdat we er in de toekomst iets mee willen of mee moeten. Dan is het dus zaak om er voor te zorgen dat deze informatie in goede staat blijft en beschikbaar is op het moment dat het nodig is.

De vraag:
Wordt tijdens de opslag van de informatie (documenten, tapes, etc.) de kwaliteit van de informatie bewaakt (beschikbaarheid, gesteldheid, fysieke toestand, etc.)?

Het gaat er niet om om de informatie te bewaren en er nooit meer naar om te kijken. Het gaat er om dat we deze informatie kunnen gebruiken als dat nodig is. Bijvoorbeeld omdat we een storing hebben gehad en een back-up terug willen zetten of omdat de belastingdienst bewijsvoering vraagt. Is het dan niet handig om er zeker van te zijn dat we de opgeslagen informatie nog kunnen gebruiken?

We moeten dus eisen stellen aan de opslag. Willen we het liever op tapes hebben of stappen we over naar meer virtuele omgevingen? Waar slaan we de tapes dan op en waar staan die virtuele servers eigenlijk (ja ik weet het, ze zijn virtueel, eigenlijk is de vraag: waar staat die informatie dan)? Eerst een keuze dus hoe we deze informatie op gaan slaan. Stellen we de kwaliteitseisen goed dan moeten we ook nog testen of de opgeslagen gegevens daar nog aan voldoen.

Kunnen we de gegevens inderdaad nog gebruiken binnen de afgesproken bewaartermijnen of zijn de tapes inmiddels zo verkleefd dat we ze beter direct weg kunnen gooien? En als het ons lukt om de gegevens terug te halen, hoe betrouwbaar zijn die gegevens dan nog? Wie verteld ons dat deze gegevens niet gewijzigd zijn?

De gegevens mogen we dan bewaard hebben, maar beschikken we ook nog over de systemen om deze gegevens te lezen? Stel dat je een mooie back-up van je oude financiële gegevens hebt. We werkten toen nog in het oude boekhoudsysteem, weet je nog? Inmiddels zit alles in ons nieuwe systeem en dat werkt een stuk makkelijker, toch? Maar hebben we nog systemen beschikbaar met het oude systeem om de gegevens terug te halen of kan ons nieuwe systeem deze gegevens importeren?

Het doel was niet het opslaan van de gegevens maar het beschikbaar hebben van die gegevens als we ze nodig hebben. Te vaak zien we nog dat de gegevens wel in een back-up zijn opgeslagen, maar dat de software in geen velden of wegen meer te bekennen is. Leuk hoor, al die tapes, servers, floppy’s en USB-sticks, maar als de programmatuur ontbreekt kunnen we daar niet zo veel mee.

Dan nog een klein puntje van aandacht, dat gelukkig een minder groot probleem wordt omdat we meer en meer gaan virtualiseren: waar slaan we de back-ups eigenlijk op? Zeker als het om fysieke gegevens gaat, zoals tapes of papieren documenten die belangrijk voor ons zijn, moeten we ons die vraag stellen. Bewaren we alles in hetzelfde gebouw en wat doen we dan als het gebouw in een brand verloren gaat? Of slaan we ze op een andere locatie op en binnen hoeveel tijd kunnen we dan beschikken over die gegevens? Geen onoverkomelijke vragen, maar wel vragen die we moeten stellen en antwoorden waar we over na moeten denken. Zet de verschillende opties op een rij en bepaal de voor- en nadelen van de verschillende opties. Zo komen we vanzelf bij de voor ons best passende wijze van opslag, tegen de kwaliteit die we nodig hebben.

Ook je boordcomputer is te hacken

Een Amerikaans team computerwetenschappers kan de boordcomputer van moderne auto’s kraken. Met deze hack willen ze de auto-industrie wijzen op het belang van een degelijke beveiliging…De wetenschappers sloten een laptop aan op de testauto en experimenteerden met verschillende commando’s. De software werd draadloos bediend via een andere laptop die zich in een tweede rijdende wagen bevond.

De resultaten zijn verrassend. Zo kunnen de remmen uitgeschakeld worden, ongeacht hoe hard op het rempedaal wordt getrapt. De achterklep en de motorkap kunnen geopend worden, de deuren en de radio bediend en de snelheidsmeter aangepast (bron).

Welk merk auto de onderzoekers hebben gebruikt willen ze niet zeggen, nou, mag ik een gokje wagen? Ik hou het op Toyota.

En wij maar denken dat de Japanners, met Toyota voorop, aan het bezuinigen zijn op de kwaliteit van de producten die ze leveren waardoor de remmen niet meer werken en het gas automatisch naar de hogere regionen gaat. Niets is minder waar, de Japanners (de uitvinders van de kwaliteitscontrole) leveren nog steeds kwalitatief hoogwaardige producten…nee er zijn gewoon wat Toyota’s gehackt door een pukkelige scriptkiddie (tenminste dat is mijn aanname). Nu bij Toyota de lol er een beetje af is richt hij zich op Lexus. Benieuwd welk volgend auto merk aan de beurt is.

Een pak van mijn hart dat de Japanse producten kwalitatief gewoon nog goed zijn en alleen maar haperen als ze gehackt zijn…hoef ik in ieder geval geen nieuwe breedbeeld, flatscreen 4D TV te gaan kopen.