Vandaag gaan we in op het risico: De business case is slecht onderbouwd
Over de business case alleen al kun je hele boeken schrijven. We weten allemaal dat de business case zo positief mogelijk moet zijn om het project een kans te geven. Te vaak zien we business cases die van aannames aan elkaar hangen. Op het eerste gezicht ziet de business case er goed uit. Vraag je echter door of zet je alle aannames overzichtelijk bij elkaar dan zien we dat het allemaal toch een stuk minder mooi is.
Te snel maken we een beslissing op basis van cijfers die niet betrouwbaar of slecht tot stand gekomen zijn. Bezint eer ge begint en besteed extra aandacht aan de business case. Probeer te doorgronden wat er echt staat en vraag door als er twijfel is.
Stel dat je een nieuwe informatiesysteem introduceert waarmee je de organisatie € 15.000 per maand bespaart. Als we daarbij vergeten zijn dat alleen medewerkers die in onze personeelsadministratie staan er gebruik van kunnen maken (personeelsnummer is bijvoorbeeld de inlognaam). En als we even vergeten waren dat alle externe medewerkers, alle leveranciers en alle uitzendkrachten nog niet in die personeelsadministratie staan. Als de personeelsadministratie € 30 per medewerker per maand kost (omdat het systeem is uitbesteed, bijvoorbeeld) en we moeten ineens 1.000 extra licenties afnemen dan ziet de business case er ineens heel anders uit.
Een business case wordt met name gebruikt voor de financiële onderbouwing van het project en een slecht onderbouwde business case heeft dan ook de meeste impact op het budget.