Tag: verander

Verander risico: Verkeerde samenstelling veranderteam

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Verkeerde samenstelling veranderteam

Om het resultaat te bereiken hebben een een team nodig dat uit de juiste samenstelling bestaat qua ervaring, kennis, argetypes. Teveel van het één of te weinig van het ander is geen goede samenstelling.

We moeten dus niet alleen kijken naar de ervaring en kennis die benodigd is, maar we moeten ook rekening houden met de karakters van de teamleden. Hebben we verschillende teamleden die bij elkaar in de allergie zitten dan bevorderd dat de samenwerking en het resultaat niet. Hebben we echter teamleden die op een natuurlijke manier samenwerken en elkaar een handje helpen en motiveren als dat nodig is dan is niet alleen de werksfeer een stuk prettiger maar wordt er ook een positiever resultaat bereikt.

Een verkeerde samenstelling van een team zorgt er voor dat het bereiken van het resultaat een stuk moeilijker wordt. Vergelijk het maar met een voetbalelftal. Je kunt de beste 11 keepers van de wereld bij elkaar in één team zetten, maar dat betekent nog niet dat ze de wedstrijd gaan winnen. We verlagen misschien de kans op een tegen doelpunt maar verhogen de kans om zelf te scoren zeker niet.

Verander complexiteit: De beschikbaarheid van voorzieningen

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De beschikbaarheid van voorzieningen

We maken een inschatting van de zaken die we nodig hebben om de verandering tot een succes te maken. Dit kan bijvoorbeeld zijn informatie, materieel of personeel. Voorzieningen kunnen bijvoorbeeld zijn grondstoffen die we nodig hebben om een product te maken.

Stel dat we bepalen dat we een fietsframe van puur goud willen maken. Dan moeten we over voldoende goud kunnen beschikken om een aantal frames te maken waarop we winstgevend worden. Maar deze frames moeten gemaakt worden met machines die het goud om kunnen smelten en in de goede pasvorm kunnen gieten. Ook dit zijn voorzieningen. Vraag je dus af wat je nodig hebt voor de uitvoering van de verandering en bepaal of deze voorzieningen beschikbaar zijn.

Verander risico: De gestelde kwaliteitseisen zijn (te) hoog

  door

Vandaag gaan we in op het risico: De gestelde kwaliteitseisen zijn (te) hoog

Met de beschikbare tijd en het beschikbare budget kunnen we een bepaald resultaat realiseren. Onrealistische eisen worden nooit bereikt, ook niet als er veel tijd en geld beschikbaar is. Hoge kwaliteitseisen kunnen bereikt worden als er voldoende budget en tijd is om dat resultaat te bereiken.

Onrealistische kwaliteitseisen zorgen ervoor dat er veel budget nodig is en veel tijd. Het risico is dat de kwaliteitseisen niet of niet helemaal gerealiseerd worden waardoor nog meer geld en tijd nodig is. Als er niet goed voor wordt gewaakt komt men in een negatieve spiraal terecht waarbij er steeds meer geld en tijd in wordt gestopt zonder het gewenste hoge resultaat. In dat geval geldt: goed = goed genoeg. Hier treedt ook het Pareto-effect op. In 20% van de tijd of met 20% van het budget kan 80% van het resultaat worden bereikt. Voor de laatste 20% van het resultaat is vaak vele malen meer nodig dan de resterende 80% van de tijd of het geld.

Als we het schrijven van een boek als project zien dan kunnen we hier de parallel trekken. 80% van dit boek is in 20% van de tijd geschreven. Eigenlijk stelt het niet zoveel voor. Maar om tot 100% te komen moet er nog keihard worden gewerkt, aangepast, herschreven. En dan nog zijn er altijd punten die we verder kunnen verbeteren.

Verander complexiteit: De sociaal-economische overwegingen

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De sociaal-economische overwegingen

De sociaal-economische aspecten hebben betrekking op zowel de sociale als de economische aspecten. Erg abstract allemaal, dus een nadere toelichting is op zijn plaats om een goede inschatting te kunnen maken.

De sociale wetenschap kijkt naar de mens in zijn sociale omgeving terwijl de economische wetenschap kijkt naar hoe de economie werkt. Het kijkt naar welvaart en welzijn, dus naar de mens en maatschappij en gaat in op onderwerpen als inkomen, gezondheid, pensioenen etc. Zijn er veel sociaal-economische overwegingen dan bestaat het risico dat de verandering erg complex wordt en dat er met veel aspecten rekening moet worden gehouden.

Verander risico: Opdrachtgever heeft weinig ervaring met projecten

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Opdrachtgever heeft weinig ervaring met projecten

Opdrachtgeverschap houdt niet alleen op papier wat in maar moet er ook op toezien dat het project goed verloopt. Je doet het immers voor hem of voor haar. Heeft de opdrachtgever weinig ervaring met projecten dan loop je de kans dat er vooraf onvoldoende duidelijk is wat de verwachtingen zijn. Welk doel streven we na, welke eisen stellen we aan het resultaat?

Hoe complexer de opdracht hoe beter de opdrachtgever zijn rol moet pakken. Er moeten keuzes gemaakt worden en daar kan niet altijd lang op worden gewacht. De opdrachtgever moet ook verantwoording afleggen over de tussentijdse resultaten en over het uiteindelijke resultaat. Duidelijke communicatie en afstemming is nodig voor het succes van het project.

Weinig ervaring met opdrachtgeverschap kan invloed hebben op het budget (als er onrealistisch weinig budget is aangevraagd), met de tijdslijnen (als onrealistische tijdslijnen zijn afgegeven) of op het resultaat (als een onrealistisch resultaat wordt verwacht).

Verander complexiteit: Het milieu

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Het milieu

Naast geografie is milieu een aspect dat we mee moeten wegen in de complexiteit. Het betreft hier wettelijke voorschriften waar we ons aan moeten houden. Uiteraard zijn er meer juridische aspecten maar milieu heeft daarnaast het kenmerk dat het het imago van de organisatie schaadt als we er aan voorbij gaan terwijl we het vooraf in hadden kunnen schatten. En dat imago staat dan nog los van de claim die we om de oren kunnen krijgen als we “per ongeluk” een giftig goedje in de Maas laten stromen.

Wil je een inschatting maken of de verandering gerelateerd is aan het milieu terwijl je daar eigenlijk niet zeker van bent? Dan is het wellicht een verstandig besluit om er een specialist voor in te schakelen. Deze kan je haarfijn vertellen met welke aspecten je rekening moet houden en hoe je die aspecten kunt managen.

Verander risico: Onvoldoende duidelijk wie de opdrachtgever is

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Onvoldoende duidelijk wie de opdrachtgever is

De opdrachtgever is degene die kan bepalen of het resultaat voldoet aan de verwachtingen. Overigens kan de opdrachtgever dat opdrachtgeverschap gedelegeerd hebben gekregen van een hogere manager. In dat geval zal hij of zij afstemming moeten zoeken met die eigenlijke opdrachtgever.

Een opdrachtgever kan dat dus zijn in naam, maar verder nauwelijks betrokken zijn, of het kan je daadwerkelijke opdrachtgever zijn waar je mee om tafel kunt om de resultaten en de voortgang te bespreken.

In ieder geval moet de opdrachtgever met naam en functie worden benoemd, zodat je weet wie het is. Hij zal ook degene zijn met mandaat en budget. Heb je die opdrachtgever niet duidelijk, dan is het zomaar de vraag of je project wel een echt project is. Wie gaat straks de uren en facturen betalen? Wie bepaald of het resultaat ook het gewenste resultaat is?

Is de opdrachtgever onvoldoende duidelijk dan heeft dat negatieve invloed op het resultaat en weet je niet met wie je af moet stemmen of aan wie je precies verantwoording aflegt.

Verander complexiteit: De geografie

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De geografie

De geografie is een aspect dat we zelden expliciet meewegen in de complexiteit maar die wel degelijk een grote invloed heeft. Het maakt nogal een verschil of de verandering lokaal, op één kantoor, wordt doorgevoerd of dat het een wereldwijde verandering betreft waarbij we extra rekening met cultuur moeten houden.

En als het een verandering is die geografisch verspreid is, dan moeten we naast cultuur ook rekening houden met zaken als taal en tijdsverschillen. Hoe groter de geografische spreiding, hoe complexer de verandering. Zeker als we het dan ook nog doorvoeren op een locatie die moeilijk bereikbaar is.

Stel dat we een nieuwe tunnel gaan graven in een afgelegen locatie die zich midden in de bergen bevindt zonder goed bereikbare toegangswegen. Zeker aspecten om rekening mee te houden als we grip willen houden op budget en doorlooptijd.

Verander risico: De rollen en verantwoordelijkheden zijn niet vastgelegd

  door

Vandaag gaan we in op het risico: De rollen en verantwoordelijkheden zijn niet vastgelegd

Binnen een projectteam zijn er verschillende rollen te onderkennen. We hebben teamleden, teamleiders, project managers, de stuurgroep, project support, de opdrachtgever en ga zo nog maar even door.

Als niet voor iedereen duidelijk is wat zijn of haar rol is of als niet voor iedereen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk zijn dan lopen we het risico dat er werk dubbel of juist helemaal niet wordt gedaan. We zijn inefficient bezig en er zullen veel interne discussies volgen. De tijdslijnen komen hiermee in gevaar maar ook het budget. We hebben immers dubbele taken uitgevoerd die niet nodig waren.

Verander complexiteit: Gevoeligheid voor vertragingen

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Gevoeligheid voor vertragingen

Eén van de aspecten waar veranderingen veelal op stuk lopen zijn tijdsvertragingen (de andere twee zijn kosten en resultaat). In de planning proberen we daar uiteraard zo goed mogelijk rekening mee te houden en we geven realistische planningen af.

Vaak zien we dat het management stuurt op tijd, geld én kwaliteit. Dit is echter een onmogelijke combinatie die de duivelsdriehoek wordt genoemd. Kijk dus goed welk van de aspecten van de duivelsdriehoek het meest kritisch is. Is dat de planning of deadline? Dan moeten we extra goed bepalen welke aspecten tijdens de uitvoering voor vertragingen kunnen zorgen.