Tag: verander risico

Verander risico: Ontbreken van controles en toezicht

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Ontbreken van controles en toezicht

De project manager is verantwoordelijk voor de tussentijdse metingen en de voortgangsrapportage. Maar als er weinig aandacht, vanuit de stuurgroep, is voor de verantwoording die wordt afgelegd dan motiveert het de project manager niet.
Buiten de verantwoordelijkheid van de project manager moet er toezicht zijn op de voortgang. Niet om de project manager met allerlei details lastig te vallen (want dat levert een gevaar op voor de tijdslijnen) maar om grip te houden op het project.

Het ontbreken van controles en toezicht levert een risico voor het resultaat maar kan ook een risico vormen voor de budgetten en de tijdslijnen. Het project loopt maar stevend niet af op een duidelijk doel en de kaders zijn dan misschien opgesteld maar er wordt niet nagegaan of er binnen die kaders gewerkt wordt.

Verander risico: Onvoldoende mandaat project manager

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Onvoldoende mandaat project manager

De project manager heeft een formele rol in het project en moet de mogelijkheid hebben om binnen de gestelde kaders uit het projectplan keuzes te maken om het doel te bereiken. Vooraf zijn budget en tijd gegeven door goedkeuring van de plannen. Er moet voorkomen worden dat de project manager voor iedere beslissing terug moet naar de stuurgroep.

Onvoldoende mandaat heeft een negatieve invloed op het aspect tijd omdat er gewacht moet worden op formele beslissingen.
Zolang de kaders duidelijk zijn moet de project manager van zijn mandaat gebruik kunnen maken. Dreigen de kaders in gevaar te komen dan moet de project manager tijdig met de nieuwe voorstellen naar de stuurgroep om de uitvoering niet in gevaar te brengen.

Verander risico: Gebrek aan voortgangsrapportages

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Gebrek aan voortgangsrapportages

Bij de tussentijdse metingen leggen we ook formeel verantwoording af over wat we bereikt hebben en welke issue’s er nog op het pad voor ons liggen. Het zijn de fases waarin we een ‘Go’ of ‘NoGo’ krijgen. We sluiten hiermee de eerdere activiteiten af als we een ‘Go’ krijgen maar moeten nog aanvullende stappen zetten als we geconfronteerd worden met een “NoGo’.

Er is een verschil tussen formele tussentijdse metingen waarover we verantwoording afleggen en bijvoorbeeld een wekelijkse of maandelijkse voortgangsrapportage. Bij de voortgangsrapportage informeren we de stakeholders terwijl we bij een verantwoording op basis van tussentijdse metingen ook formele besluiten vragen.

Gebrek aan voortgangsrapportages zorgt ervoor dat de stakeholders geen zicht hebben op de voortgang van het project. We lopen het risico dat we ongemerkt over het budget of de tijd heen dreigen te gaan.

Verander risico: Gebrek aan tussentijdse metingen

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Gebrek aan tussentijdse metingen

Hoe weten we of we nog op schema liggen als we tussentijds geen metingen uitvoeren? We willen continu ‘in control’ zijn en houden continue toezicht. Maar op vooraf bepaalde momenten voeren we formele metingen uit om te zien hoe we ervoor staan qua geld en tijd.

Zaak is om vooraf te bepalen op welke momenten we wat willen meten. Zo weten we of we nog op schema liggen of bij moeten sturen. Tussentijdse metingen zorgen ervoor dat we grip houden op geld en tijd maar zorgen er ook voor dat de stappen die we zetten bijdragen aan het uiteindelijke resultaat. We kunnen tijdig bijsturen als we afwijkingen constateren.aak is om vooraf te bepalen op welke momenten we wat willen meten. Zo weten we of we nog op schema liggen of bij moeten sturen.

Verander risico: Onvoldoende gebruik maken van (externe) kennis

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Onvoldoende gebruik maken van (externe) kennis

Binnen organisaties is veelal veel kennis aanwezig. Maar van veel kennis wordt te weinig gebruik gemaakt. Dat is niet nieuw voor projecten maar gebeurt overal binnen de organisatie. Niet alle capaciteiten van alle medewerkers worden volledig benut. Soms omdat we niet weten over welke capaciteiten ze daadwerkelijk beschikken en in andere gevallen omdat deze medewerkers al te druk zijn met andere acvititeiten.

We vinden dus steeds het wiel opnieuw uit omdat we geen hergebruik maken van reeds aanwezige kennis of omdat we geen externe kennis in huis willen halen (omdat het bijvoorbeeld zo duur is). Helaas komen we er dan te laat achter dat het wiel dat we nu hebben uitgevonden niet volmaakt rond is en toch wat hobbelig rijdt.

Te weinig gebruik maken van kennis zorgt ervoor dat het resultaat niet op een efficiënte wijze bereikt wordt. Het kan dus zowel impact hebben op het resultaat maar als we inefficiënt bezig zijn dan komen ook tijd en geld in gevaar.

Verander risico: Ontbreken van een goedgekeurd Plan van Aanpak

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Ontbreken van een goedgekeurd Plan van Aanpak

Het projectplan ging al in op het doel en geeft de kaders van het project. Het plan van aanpak is het strijdplan en geeft meerdere details. We gaan uit van de activiteiten die uitgevoerd moeten worden en koppelen dat aan de tijdslijnen. We bepalen waaraan we het budget gaan besteden en op welke wijze we dat doen.

Een plan van aanpak dat niet formeel is goedgekeurd geeft geen zekerheid over het project. We weten niet exact wat het doel is, we weten niet of het budget dat we nodig denken te hebben beschikbaar is en we weten ook niet of de tijdslijnen acceptabel zijn.

Zonder goedgekeurd plan van aanpak kunnen we best stappen zetten maar we lopen het risico dat het doel en/of de scope gedurende het project veranderen. We lopen het risico dat tijdens de uitvoeringsfase besloten wordt dat we onze aanpak aan moeten passen of dat het totale project tot stoppen wordt gebracht.