Tag: verander

Verander risico: Incomplete acceptatiecriteria

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Incomplete acceptatiecriteria

Acceptatiecriteria zijn criteria die we hanteren om te kijken of een tussenresultaat of het uiteindelijke resultaat aan de gestelde eisen voldoet. Het kan hierbij zowel gaan om eisen aan het resultaat zelf als aan criteria voor het proces (bijvoorbeeld het tijdig opleveren van een testplan of een prototype). Acceptatiecriteria zijn een afgeleide van het doel en de doelstellingen.

Stel dat we geen ongeautoriseerde wijzigingen op ons netwerk willen. Dan zorgen de acceptatiecriteria ervoor dat alle wijzigingen conform een standaard proces met standaard “deliverables” worden doorgevoerd.

Incomplete acceptatiecriteria zorgen ervoor dat we tijdens de uitvoering niet zullen weten of we op de goede weg zijn en of ons resultaat straks de goedkeuring krijgt. Verschil tussen het resultaat en de acceptatiecriteria zorgt ervoor dat we geen decharge krijgen en de verandering formeel niet wordt geaccepteerd.

Verander complexiteit: Budgethouders en budgetbepaling

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Budgethouders en budgetbepaling

Als het goed is, hebben we vooraf goedkeuring gekregen om de kosten voor de verandering daadwerkelijk te maken. Er is een budget opgesteld en dat zullen we tijdens de uitvoering moeten gebruiken. De project manager heeft veelal een papieren budget en moet bij budgethouders aankloppen om dat geld uit te kunnen geven. De project manager zal niet zelf de facturen betalen maar deze worden op een vooraf bepaald budget gezet.

Juist daarom willen we weten wie mandaat heeft om dat budget uit te geven, willen we zeker weten dat het budget is goedgekeurd en moet het budget daadwerkelijk gereserveerd zijn. Is dat niet het geval dan neemt de complexiteit toe omdat er geen geld beschikbaar is om de verandering door te voeren.

Verander risico: Onvoldoende ervaring binnen de stuurgroep

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Onvoldoende ervaring binnen de stuurgroep

Een stuurgroep is geen blok aan je been. Tenzij de stuurgroep uit onervaren leden bestaat en de voorzitter van de stuurgroep zijn rol niet pakt. Dan gaat de stuurgroep meer om de vorm dan om de inhoud. Men verzandt in ellenlange discussies over non-issues. Men kan of durft niet zelf te beslissen over belangrijke punten.

Onvoldoende ervaring zorgt ervoor dat de tijdslijnen onder druk komen te staan en dat het resultaat straks volledig afwijkt van wat de opdrachtgever gewenst heeft. De stuurgroep kan immers andere keuzes maken dan keuzes in het belang van de opdrachtgever.

Maak een keuze: of je zet de opdrachtgever in de stuurgroep zodat hij of zij zelf kan ingrijpen. Of je laat hem of haar er bewust buiten zodat jij kunt escaleren als de stuurgroep niet goed functioneert.

Verander complexiteit: De kosten ramingen

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De kosten ramingen

Eerder hebben we al gekeken naar het totale budget voor de verandering. Daarbij zijn we echter nog niet ingegaan op hoe betrouwbaar dat budget eigenlijk is. Het kenmerk van een verandering is dat het onzeker is omdat we het nog niet (veel) vaker hebben gedaan. Was dat immers wel het geval dan zou het een standaard bedrijfsproces worden voor de organisatie.

We weten dus niet zeker wat de verandering ons gaat kosten. Net als we niet 100% zeker weten wat de baten zullen zijn. De business case is vaak een te optimistische schatting gebaseerd op allerlei aannames. Juist daarom willen we weten hoe betrouwbaar de kosten ramingen zijn. Hoe meer gegevens we hebben gebruikt uit het verleden, hoe betrouwbaarder de ramingen.

Verander risico: Ontbreken van een stuurgroep

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Ontbreken van een stuurgroep

Een stuurgroep (of Project Board) is de groep die de beslissingen kan nemen of die kan overleggen met het management als ze zelf de beslissing niet kunnen nemen. Een stuurgroep is zowat een vereiste voor iedere verandering. Toch zien we vaak dat we opkijken tegen het inrichten van een stuurgroep. Want zij stellen van die lastige vragen en zijn eerder een blok aan je been dan een hulpmiddel.

Dat klopt, als je stuurgroep verkeerd inricht of verkeerd gebruikt. Zorg voor voldoende mandaat in de stuurgroep en zorg dat je stuurgroep goed betrokken is bij de verandering. Communiceer duidelijk en beantwoord de vragen die ze hebben.

Het ontbreken van een stuurgroep zorgt ervoor dat je tussentijds niet kunt meten of je nog op de goede weg zit en of het resultaat straks ook echt overeenkomt met wat er beoogd werd. Het lijkt er in eerste instantie op dat het ontbreken van een stuurgroep juist zorgt voor snelheid tijdens de uitvoering, maar het zorgt er ook voor dat je niet of slechts moeilijk decharge krijgt voor het resultaat.