Er wordt nogal wat vergaderd binnen organisaties en als je niet oppast zit je meer in vergaderingen dan dat je aan je echte werk toekomt. Veelal overkomt het ons en ontkomen we er niet aan. We zullen dus deze vergadering aanwezig moeten zijn.
Dan is het wel fijn als de vergadering een beetje gestructureerd verloopt en als de voorzitter zijn of haar rol pakt. Op Managersonline kwamen we de volgende 8 tips tegen om de agenda van de vergadering samen te stellen.
- Verzamel ruim op tijd agendapunten
- Rangschik ze naar belangrijkheid
- Rangschik ze naar urgentie
- Schuif door
- Noem bij alle agendapunten het doel
- Zet bij alle agendapunten de tijdsplanning
- Zet de belangrijkste punten bovenaan de agenda
- Stuur de agenda en vergaderstukken ruim op tijd door
Ben jij de voorzitter van een regelmatig terugkerend overleg of ken jij een voorzitter die geholpen is met deze tips? Stuur ze gerust door en de vergaderingen gaan vanaf nu een stuk gestructureerder. Zo kunnen we veel tijd besparen die anders verloren gaat aan inefficiënt bij elkaar zitten en door elkaar heen praten.