Beveiliging is een lijnverantwoordelijkheid en gaat pas echt werken als iedereen zijn of haar rol daarin neemt. Omdat we weten dat dit niet voor iedereen duidelijk is, hebben we in de functieomschrijvingen ook nog eens aangegeven wat we verwachten en welke taken ze hebben. Vervolgens maken we ze bewust en scholen en trainen we ze er ook in. De medewerker is niet onze zwakste schakel, maar juist onze sterkste. Toch willen we nog wat andere taken verdelen in de organisatie, de vooruitgeschoven posten, de Operational Security Officers of onze voelsprieten, geef ze maar een naam.
De vraag:
Is vastgelegd welke algemene en specifieke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het gebied van beveiliging zijn toebedeeld aan functionarissen en afdelingen?
We gaan op zoek naar medewerkers die op vrijwillige basis een extra bijdrage willen en kunnen leveren. Willen ze het niet dan gaan we op zoek naar een ander, kunnen ze het niet dan gaan we ze scholen en trainen. De Operational Security Officer wordt dus niet degene die afwezig was op het moment dat de taak verdeeld moest worden maar is iemand die het als een uitdaging ziet en die er ook nog eens de tijd voor krijgt.
We moeten echter niet vergeten dat het meestal een taak is die mensen erbij krijgen. 20% van hun tijd mogen ze er (op papier) aan besteden, in de praktijk is het helaas vaak nog minder. Het functioneringsgesprek rekent af op andere taken dan op de beveiligingstaken en de bonus die ze kunnen verdienen, verdienen ze ook niet met de 20% beveiligingstaken maar eerder met de 80% commerciële taken.
Het mag er dan allemaal leuk uitzien voor de buitenwereld, maar echt werken gaat het niet doen. Niet iedere afdeling of business unit hoeft een fulltime Security Officer te krijgen. Nee, als we echt vrijwilligers hebben gevonden dan leggen we de extra taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vast en we zorgen ook dat ze er de tijd voor krijgen.
Sterker nog, we laten ze niet watertrappelen tot ze er moe van worden maar gaan met ze in overleg. Wij zorgen er voor dat er een groep Security Officers ontstaat die gesteund wordt, die zich kan vereenzelvigen met anderen. De Security Officers staan niet alleen maar zijn elkaars back-up en kunnen bij elkaar terecht als ze er zelf niet meer uitkomen.
Hebben we die vrijwilligers eenmaal gevonden dan mogen we ze daar ook voor belonen. Dat hoeft echt niet altijd in klinkklare munt maar kan ook door ze eens in het zonnetje te zetten. Vindt de directie het echt zo belangrijk? Dan besteden ze daar aandacht aan, dan zorgen ze dat de medewerker eens een bedankje krijgt. Dan zorgen ze ervoor dat deze medewerkers er ook echt de tijd en middelen voor krijgen.
Het begint dus weer bij de tone-at-the-top. Vinden ze het echt belangrijk dan laten ze dat blijken. Is het slechts voor de buitenwereld dan moet je je als vrijwilliger nog eens goed afvragen of er geen zinvoller vrijwilligerswerk te doen is.